Polityka prywatności

Wersja 1.0 • Data wejścia w życie: 13.04.2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w serwisie internetowym dostępnym pod adresem www.workeo.pl („Serwis”).

WORKEO jest marką prowadzoną przez EXPRESS Sp. z o.o. Sp. k. w Krakowie. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z funkcjonowaniem Serwisu, działaniami rekrutacyjnymi oraz komunikacją prowadzoną pod marką WORKEO jest EXPRESS Sp. z o.o. Sp. k. („Administrator”).

Polityka obejmuje w szczególności zasady przetwarzania danych osób odwiedzających Serwis, osób kontaktujących się z Administratorem za pośrednictwem Serwisu lub innych kanałów wskazanych w Serwisie, kandydatów aplikujących na oferty pracy lub współpracy, a także osób, które wyraziły zgodę na przyszłe rekrutacje lub na kontakt marketingowy.

Niniejsza Polityka dotyczy wyłącznie Serwisu www.workeo.pl i procesów realizowanych pod marką WORKEO przez Administratora. Sam fakt funkcjonowania Administratora w grupie kapitałowej nie oznacza współadministrowania danymi z innymi podmiotami tej grupy.

W miejscach zbierania danych, w szczególności przy formularzach aplikacyjnych lub formularzach kontaktowych, Administrator może udostępniać dodatkowe informacje dotyczące konkretnego procesu. Takie informacje stanowią uzupełnienie niniejszej Polityki, a w razie rozbieżności mają pierwszeństwo w zakresie danego procesu.

§ 2. Administrator i dane kontaktowe

Administratorem danych osobowych jest EXPRESS Sp. z o.o. Sp. k. w Krakowie z siedzibą przy ul. Puszkarskiej 7F, 30-644 Kraków.

Z Administratorem można skontaktować się w sprawach ogólnych związanych z Serwisem lub prowadzonymi procesami, pisząc na adres: rekrutacje@workeo.pl.

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym realizacji praw osób, których dane dotyczą, można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: iod@express.pl.

§ 3. Skąd mamy dane i jaki jest ich zakres

Co do zasady Administrator pozyskuje dane osobowe bezpośrednio od Ciebie, w szczególności, gdy:

• odwiedzasz Serwis i korzystasz z jego funkcjonalności;
• przesyłasz wiadomość przez formularz kontaktowy, pocztę elektroniczną lub inny kanał wskazany w Serwisie;
• aplikujesz na ofertę pracy lub współpracy, wypełniając formularz aplikacyjny lub przesyłając dokumenty rekrutacyjne;
• wyrażasz zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach lub na kontakt marketingowy;
• korzystasz z Serwisu przy użyciu plików cookies i podobnych technologii zgodnie z przyjętymi przez Ciebie ustawieniami.

Zakres przetwarzanych danych zależy od celu i sposobu korzystania z Serwisu. Administrator może przetwarzać w szczególności:

• dane identyfikacyjne, takie jak imię, nazwisko, nazwa użytkownika lub dane identyfikujące reprezentowany podmiot;
• dane kontaktowe, takie jak adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny lub dane do kontaktu służbowego;
• dane zawarte w treści wiadomości, formularzy i dokumentów aplikacyjnych, w tym informacje o kwalifikacjach zawodowych, przebiegu zatrudnienia, wykształceniu oraz inne informacje przekazane przez Ciebie w związku z rekrutacją;
• dane techniczne i eksploatacyjne, takie jak adres IP, identyfikatory internetowe, informacje o urządzeniu, systemie operacyjnym, przeglądarce, logach systemowych, dacie i czasie połączenia oraz aktywności w Serwisie;
• informacje o wyrażonych zgodach, preferencjach kontaktowych i ustawieniach cookies.

Administrator prosi, aby w dokumentach aplikacyjnych nie podawać danych, których przetwarzanie nie jest konieczne do udziału w rekrutacji, w szczególności danych szczególnych kategorii, chyba że ich podanie wynika z przepisów prawa lub z charakteru danego procesu.

§ 4. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania danych

Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie w granicach niezbędnych do realizacji określonych celów. Poniżej przedstawiono główne procesy przetwarzania danych w ramach marki WORKEO i Serwisu.

1. Korzystanie z Serwisu, zapewnienie jego działania i bezpieczeństwa

• Cel: zapewnienie prawidłowego działania Serwisu, bezpieczeństwa, zapobieganie nadużyciom, diagnozowanie błędów, prowadzenie statystyk technicznych oraz obrona przed roszczeniami związanymi z funkcjonowaniem Serwisu.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu i zabezpieczeniu Serwisu oraz ochronie przed nadużyciami i roszczeniami.
• Okres przechowywania: przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów, nie dłużej niż do upływu cykli retencji logów, kopii bezpieczeństwa oraz terminów przedawnienia roszczeń związanych z incydentem lub korzystaniem z Serwisu.

2. Kontakt i obsługa korespondencji

• Cel: udzielenie odpowiedzi na pytania, obsługa zgłoszeń przesłanych przez formularze, wiadomości e-mail lub telefonicznie, prowadzenie bieżącej komunikacji oraz podjęcie działań przed zawarciem umowy, jeżeli treść kontaktu tego dotyczy.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do prowadzenia korespondencji i utrzymywania relacji biznesowych.
• Okres przechowywania: przez czas niezbędny do obsługi korespondencji, a następnie do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub przez okres wymagany do wykazania przebiegu kontaktu.

3. Bieżące procesy rekrutacyjne

• Cel: przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego na stanowisko, na które aplikujesz, ocena Twojej kandydatury, kontakt w sprawie rekrutacji, a w razie potrzeby podjęcie działań przed zawarciem umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej lub współpracy B2B.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa pracy – w zakresie danych wymaganych od kandydata do pracy; art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w zakresie niezbędnym do podjęcia działań przed zawarciem umowy dotyczącej współpracy innej niż stosunek pracy; art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w zakresie danych dodatkowych podanych dobrowolnie, wykraczających poza wymagany zakres.
• Dodatkowa podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z procesem rekrutacji, w tym roszczeniami dotyczącymi naruszenia zasady równego traktowania.
• Okres przechowywania: do czasu zakończenia bieżącego procesu rekrutacyjnego, a po jego zakończeniu – w zakresie niezbędnym do ochrony przed roszczeniami – nie dłużej niż przez 3 lata od zakończenia rekrutacji.

4. Przyszłe procesy rekrutacyjne

• Cel: wykorzystanie Twoich danych w kolejnych rekrutacjach prowadzonych przez Administratora, jeżeli wyrazisz na to odrębną zgodę.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
• Okres przechowywania: do czasu wycofania zgody, nie dłużej jednak niż 12 miesięcy od jej udzielenia lub od dnia przesłania aplikacji, jeżeli zgoda jest wyrażana w ramach formularza aplikacyjnego.

5. Kontakt marketingowy

• Cel: przedstawianie informacji o usługach, rozwiązaniach i działalności marki WORKEO oraz Administratora, jeżeli wyraziłeś na to odrębną zgodę.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz – w zależności od kanału kontaktu – właściwe przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej.
• Okres przechowywania: do czasu wycofania zgody albo ustania celu, dla którego zgoda została udzielona.

6. Cookies i podobne technologie

• Cel: zapewnienie działania Serwisu, zapamiętanie ustawień, analiza sposobu korzystania z Serwisu oraz prowadzenie działań marketingowych zgodnie z ustawieniami cookies.
• Podstawa prawna: niezbędne technologie są wykorzystywane w zakresie koniecznym do działania Serwisu; technologie statystyczne i marketingowe – na podstawie zgody wyrażonej za pośrednictwem narzędzia zarządzania zgodami.
• Okres przechowywania: zgodnie z okresem działania poszczególnych plików cookies i podobnych technologii. Szczegółowe informacje znajdują się w odrębnej Polityce cookies.

§ 5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być ujawniane wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa albo podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu Serwisu i realizacji procesów opisanych w niniejszej Polityce.

W zależności od celu przetwarzania odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• dostawcy usług IT, hostingu, utrzymania i bezpieczeństwa systemów;
• dostawcy systemów rekrutacyjnych oraz narzędzi wspierających obsługę aplikacji;
• podmioty wspierające Administratora w zakresie kadr, księgowości, obsługi prawnej, archiwizacji lub windykacji;
• podmioty wspierające działania marketingowe, analityczne lub komunikacyjne, jeżeli taki zakres wsparcia został wdrożony przez Administratora;
• operatorzy pocztowi, kurierscy i telekomunikacyjni oraz podmioty świadczące usługi płatnicze lub bankowe – jeżeli jest to niezbędne dla danego procesu;
• organy publiczne, sądy, organy ścigania lub inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i wyłącznie zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Administratora.

§ 6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator dąży do korzystania z rozwiązań i dostawców zapewniających przetwarzanie danych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jeżeli w związku z korzystaniem z określonych usług informatycznych, analitycznych lub marketingowych doszłoby do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator zapewni, aby odbywało się to wyłącznie na podstawie mechanizmów dopuszczonych przez przepisy prawa, w szczególności z zastosowaniem standardowych klauzul umownych lub innego odpowiedniego zabezpieczenia.

Dodatkowe informacje o wykorzystywanych narzędziach i technologiach, w tym o plikach cookies, są dostępne w odrębnej Polityce cookies oraz w informacjach udostępnianych przy konkretnych formularzach lub funkcjonalnościach Serwisu.

§ 7. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci, na zasadach określonych w RODO, następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii;
• prawo sprostowania danych;
• prawo usunięcia danych;
• prawo ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych – w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest zgoda albo umowa i przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu skorzystania z praw związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem lub z Inspektorem Ochrony Danych, w szczególności pod adresem: iod@express.pl.

§ 8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane osobowe przetwarzane w ramach Serwisu i procesów prowadzonych pod marką WORKEO nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym do profilowania wywołującego wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływającego.

§ 9. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych, adekwatne do charakteru, zakresu i ryzyka przetwarzania. Obejmują one w szczególności kontrolę dostępu do systemów, uwierzytelnianie użytkowników, ograniczenie dostępu do danych do osób upoważnionych, zabezpieczenia serwerowe oraz rozwiązania służące zachowaniu poufności, integralności i dostępności danych.

§ 10. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może okresowo aktualizować niniejszą Politykę, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian funkcjonalności Serwisu, wdrożenia nowych procesów lub narzędzi albo doprecyzowania zasad przetwarzania danych.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie wraz z informacją o dacie wejścia w życie.

---